Svarstjänst vid kris

När en verksamhet drabbas av en störning eller kris ökar antalet inkommande samtal drastiskt samtidigt som kravet på tillgänglighet för att ge besked eller svara på frågor, ökar. Det som blir uppenbart är man inte klarar situationen på egen hand med befintliga resurser. Det behövs en backup helt enkelt.

En störning eller kris respekterar inte kontorstid utan kan inträffa när som helst på dygnet och under året. Vår svarstjänst vid kris hjälper er att ta hand om och prioritera alla inkommande samtal. En svarstjänst med hög tillgänglighet och kvalitet stärker förtroendet för ert företag och er förmåga att hantera och bemöta den störning eller kris som har uppstått på ett professionellt sätt.

Exempel på störning och kris

• Fel i produkt som kan kräva återkallning eller åtgärd.
• Tekniska störningar hos operatören som påverkar telefoni- och/eller internet förbindelse.
• Brand, översvämning, strömavbrott eller bombhot som gör att ordinarie personal inte kan vara på plats.

Kalix Tele24 har mer än 27 års erfarenhet av svars- tjänster för alla slags verksamheter, och våra telefonister är vana att hantera alla samtalssituationer. Vi har den kapacitet som krävs för att hinna svara, dygnet runt, året runt på svenska och på engelska.

Ni bestämmer själva när och hur vi ska svara och vilken information telefonisterna ska ge. Det kan vara vid upptaget, efter ett visst antal signaler, efter kontorstid, eller helt och hållet. Vid en kris kan det nämligen krävas att så mycket av er egen personal som möjligt frigörs till andra uppgifter.

Våra telefonister tar emot era samtal och svarar enligt era önskemål. Vid en störning eller kris kan telefonisten hjälpa till med olika upplysningar eller hänvisa till information på t.ex. hemsida eller i sociala medier.

 

Svarstjänst vid kris

• Vi hjälper till att ta fram rutiner för telefonin i händelse av en akut situation.
• Vi tar emot samtalen och svarar enligt specifik instruktion.
• Vi kan ge information eller hänvisa till hemsida, facebook, etc.
• Vi kan filtrera samtalen enligt önskemål.
• Vi kan ta emot meddelanden som vidarebefordras via sms eller mail.
• Vi kan koppla ut samtal enligt specifik instruktion med avisering.
• Vi gör en uppföljning och utvärdering av händelsen för framtida behov.

 

Tjänster som ingår

Kundwebb
I kundwebben som du når via Kalix Tele24s hemsida kan du och dina kollegor enkelt hänvisa er ändra instruktioner och läsa meddelanden. Ni ser även hur er organisation är upplagd hos oss, och kan enkelt ta ut statistik över samtal, meddelanden, svarstider med mera.

App
Via Kalix Tele24s app går det snabbt och enkelt att ändra din satus (till möte, lunch, sjuk etc), läsa meddelanden från telefonisten samt se om dina kollegor finns tillgängliga. Inloggningen till appen är personlig och kräver lösenord.

Tilläggstjänster

Mailbevakning
Vi bevakar t ex info@-adress och besvarar mailen enligt FAQ eller vidarebefordrar till rätt person.

IVR/Talsvar
Styrning och filtrering av samtalsflödet innan telefonisten svarar. Vi kan lämna och inhämta information från uppringaren och uppringaren kan själv via knappval navigera rätt. För den som vill finns alltid möjlighet att tala med en telefonist istället.

Modulutveckling
Skräddarsydda frågebatterier och/eller behovsanpassade informationsuppgifter som gör att telefonisterna kan hantera exempelvis beställningar och felanmälningar på ett enhetligt sätt. Ni får sedan informationen levererad på mejl eller fax.

XL-statistik
Detaljerad statistikrapport som visar antal samtal, samtalstid, svarstider etc. mer omfattande statistik än den du själv kan ta fram från kundwebben.

 

Beställ vår folder!

Vi har sammanställt ett antal faktorer som vi anser viktigt att tänka på för att upprätthålla en hög tillgänglighet för dina kunder även vid en krissituation. Du beställer vår Krisberedskapsfolder genom att kontakta oss via chatten eller maila till krisberedskap [at] kalixtele24.se. Det går även bra att använda vårt kontaktformuläret här intill. Ange dina kontaktuppgifter samt "Krisberedskap" så skickar vi den till dig kostnadsfritt.

Naturligtvis finns vi även personligen till hands för att svara på ytterligare frågor eller bistå med råd vid upphandling av telefonisttjänster.